A. TAHAP PERSIAPAN (Pra-Kunjungan)
- Perencanaan dan Tujuan:
- Panitia/penyelenggara (sekolah, komunitas, instansi) menentukan tujuan spesifik fieltrip. Misalnya: mempelajari seni tari tradisional, mengenal proses pembuatan batik, atau memahami filosofi wayang kulit.
- Menentukan jumlah peserta, rentang usia, dan tanggal alternatif.
- Koordinasi dengan Pihak Sanggar:
- Mengirimkan surat permohonan kunjungan resmi ke manajemen Sanggar RBN Puspo Budoyo (melalui email, telepon, atau datang langsung) minimal H-7.
- Surat harus mencantumkan: identitas lembaga, jumlah peserta, tujuan kunjungan, tanggal dan waktu yang diinginkan, serta nomor kontak penanggung jawab.
- Menunggu konfirmasi persetujuan dan melakukan negosiasi paket kegiatan serta biaya (jika ada).
- Kesepakatan dan Administrasi:
- Melakukan pembayaran uang muka (DP) jika dipersyaratkan oleh pihak sanggar.
- Mendapatkan rundown acara atau itinerary sementara dari pihak sanggar.
- Membagikan surat izin kepada orang tua/wali (jika peserta adalah pelajar) yang mencakup rincian kegiatan, biaya, dan surat pernyataan kesehatan.
- Persiapan Peserta:
- Memberikan pembekalan (briefing) kepada peserta tentang tujuan kunjungan, etika selama di sanggar (misalnya: dilarang menyentuh properti tari tanpa izin, berpakaian sopan), dan materi dasar yang akan dipelajari.
- Membagi peserta ke dalam kelompok-kelompok kecil untuk memudahkan koordinasi.
- Menyiapkan daftar pertanyaan untuk sesi wawancara atau diskusi dengan pengelola/instruktur sanggar.
- Persiapan Logistik:
- Menyiapkan transportasi yang layak dan sesuai dengan jumlah peserta.
- Menyiapkan konsumsi (snack dan makan siang) jika tidak disediakan oleh sanggar.
- Menyiapkan perlengkapan pribadi: alat tulis, buku catatan, kamera, obat-obatan pribadi (P3K), dan perlengkapan ibadah.
B. TAHAP PELAKSANAAN (Hari-H Kunjungan)
- Kedatangan dan Registrasi:
- Tiba di lokasi Sanggar RBN Puspo Budoyo tepat waktu sesuai kesepakatan.
- Melakukan registrasi ulang di meja panitia sanggar.
- Berkumpul di area yang telah ditentukan dan melakukan doa bersama sebelum memulai kegiatan.
- Sambutan dan Pengarahan:
- Sambutan dari perwakilan rombongan dan sambutan dari pihak Sanggar RBN Puspo Budoyo.
- Mendapatkan pengarahan umum dari pemandu sanggar mengenai profil sanggar, sejarah berdirinya, visi misi, serta tata tertib selama berada di dalam area sanggar.
- Kegiatan Inti (Sesuai Paket yang Dipilih):
- Sesi Eksplorasi & Observasi: Peserta diajak berkeliling area sanggar untuk melihat secara langsung berbagai macam koleksi seni, properti tari, alat musik (gamelan), ruang latihan, atau galeri batik. Peserta dapat mengamati dan mengambil foto (di area yang diizinkan).
- Sesi Workshop/Praktik Langsung (Contoh):
- Seni Tari: Peserta belajar gerakan dasar tarian khas Jawa Tengah/Daerah Istimewa Yogyakarta dari instruktur profesional.
- Karawitan: Peserta dikenalkan dan diajak memainkan alat musik gamelan secara sederhana.
- Membatik: Peserta belajar proses membatik dari awal (membuat pola, mencanting, mewarnai) pada skala kecil.
- Pedalangan: Peserta menyaksikan demo singkat wayang kulit dan belajar cara memegang serta memainkan wayang.
- Sesi Tanya Jawab & Diskusi: Peserta dipersilakan untuk bertanya dan berdiskusi secara interaktif dengan pengelola, instruktur, atau seniman di sanggar terkait materi yang telah dipelajari.
- Istirahat dan Konsumsi:
- Waktu istirahat bersama untuk makan, sholat (jika diperlukan), dan bersosialisasi.
- Pastikan kebersihan area makan dijaga.
- Penutupan Kegiatan di Sanggar:
- Pengisian buku tamu dan kesan-pesan oleh perwakilan rombongan.
- Sesi foto bersama dengan pengelola dan instruktur Sanggar RBN Puspo Budoyo sebagai kenang-kenangan.
- Ucapan terima kasih dan salam perpisahan.
C. TAHAP PASCA KUNJUNGAN (Tindak Lanjut)
- Evaluasi:
- Melakukan diskusi dan evaluasi internal di antara peserta dan pendamping mengenai apa yang telah dipelajari dan kesan selama di sanggar.
- Setiap kelompok atau individu diminta membuat laporan atau ringkasan hasil kunjungan.
- Penyusunan Laporan:
- Panitia/penanggung jawab menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan, termasuk dokumentasi foto/video dan hasil evaluasi, untuk diserahkan kepada lembaga atau instansi terkait.
- Apresiasi dan Publikasi:
- Mengirimkan ucapan terima kasih secara resmi kepada pihak Sanggar RBN Puspo Budoyo.
- Mempublikasikan dokumentasi kegiatan di media sosial atau majalah dinding sekolah/komunitas sebagai bentuk apresiasi dan berbagi ilmu.
- Penerapan Ilmu:
- Mendorong peserta untuk dapat menerapkan ilmu yang didapat, misalnya dengan menampilkan tarian yang dipelajari di acara sekolah atau membuat produk kerajinan terinspirasi dari batik.
